Título del puesto: El especialista en contabilidad reporta a: Propiedad
Salario: 30-35 $ la hora, según la experiencia Departamento: Contabilidad

Resumen del puesto
El Especialista en Contabilidad es responsable de apoyar las operaciones financieras de la empresa mediante el procesamiento preciso de cuentas a pagar, cuentas por cobrar, facturación, cobro, cálculo de costes de trabajo, soporte en la elaboración de informes en progreso (WIP) y funciones generales de contabilidad. Este puesto trabaja estrechamente con los equipos de Ventas, Mitigación, Reconstrucción, Gestión de Proyectos y Liderazgo para garantizar la precisión financiera, la presentación puntual, la contabilidad precisa de proyectos y la gestión eficaz de las actividades financieras relacionadas con el proyecto.

Responsabilidades clave:
Cuentas a pagar
• Procesar facturas de proveedores y mantener registros de cuentas a pagar de manera precisa y oportuna.
• Preparar y procesar los pagos de subcontratistas conforme a los procedimientos de la empresa.
• Conciliar los extractos de proveedores y resolver discrepancias en la facturación.
• Mantener archivos de proveedores, W-9, certificados de seguro y documentación de apoyo.
• Ayudar con la preparación del formulario 1099 y los requisitos de reporte de fin de año.

Cuentas por cobrar y cobros
• Generar y distribuir facturas a los clientes para proyectos de restauración y reconstrucción.
• Aplicar los pagos a los clientes y mantener registros precisos de las cuentas de los clientes.
• Supervisar el envejecimiento de las cuentas por cobrar y hacer seguimiento de los saldos pendientes.
• Comunicarse con clientes, aseguradoras y clientes comerciales sobre cuestiones de facturación y pago.
• Ayudar en la resolución de disputas de facturas y asuntos de cobro.
• Mantener registros de pagos y apoyar los objetivos de flujo de caja de la empresa mediante esfuerzos oportunos de cobro.

Cálculo de costes de trabajos y contabilidad de proyectos
• Mantener registros precisos de costes de trabajo y asignar los gastos del proyecto a los trabajos adecuados.
• Revisar la documentación del proyecto para garantizar la precisión y completitud de la facturación.
• Ayudar a hacer seguimiento de los presupuestos, costes, facturación y rentabilidad del proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
• Mantener registros precisos de los costes del proyecto, órdenes de cambio, valores de contratos y facturaciones para apoyar la elaboración de informes de trabajos en progreso (WIP).
• Ayudar en la preparación y conciliación de los calendarios mensuales de proyectos en proceso asegurando que la información sobre costes de trabajo, facturación y estado del proyecto esté actualizada
Y precisa.
• Identificar y comunicar discrepancias en el coste del trabajo, problemas de facturación y variaciones financieras a los equipos directivos y de proyecto.
• Colaborar con los gestores de proyecto para verificar la información financiera del proyecto, el progreso del proyecto, los costes estimados a completar y el presupuesto
Actuación.
• Apoyar los procesos de informes financieros de fin de mes y fin de año relacionados con la contabilidad de proyectos y la elaboración de informes en proceso.
• Asistir a la dirección con el análisis de rentabilidad del proyecto y las revisiones financieras.

Contabilidad general y gestión de libros
• Conciliar cuentas bancarias, tarjetas de crédito y otras cuentas de balance.
• Ayudar en las actividades mensuales, trimestrales y de cierre de año.
• Preparar conciliaciones de cuentas y apoyar los procesos de informes financieros.

Apoyo Administrativo
• Apoyar a la gestión de la oficina con tareas financieras y administrativas.
• Ayudar a los gestores de proyectos con la facturación de trabajos y el seguimiento de costes del proyecto.
• Soporte telefónico de respaldo.
• Realizar funciones adicionales según se le asignen.

Cualificaciones
• Título de asociado en Contabilidad, Finanzas, Administración de Empresas, o 3+ años de experiencia en contabilidad, cuentas por pagar, cuentas por cobrar o soporte contable.
• Se prefiere experiencia en construcción, restauración o contabilidad en el sector servicios.
• Comprensión de los conceptos de costeado de trabajos y de informes en progreso (Work-in-Progress) (WIP).
• Conocimiento práctico de los principios generales de contabilidad y la elaboración de informes financieros.
• Dominio de software contable (preferido QuickBooks), Microsoft Excel y sistemas de gestión de empleos.
• Sólidas habilidades organizativas, analíticas y de resolución de problemas.
• Capacidad para gestionar múltiples prioridades y cumplir con plazos.
• Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Capacidad para mantener profesionalidad y confidencialidad al manejar información financiera.

Sistemas y Documentación
• Mantener registros contables, documentación de puestos y archivos financieros completos y precisos.
• Garantizar que las cuentas de clientes, facturaciones de proyectos, estado de pago, costes de trabajo y transacciones financieras se actualicen y mantengan correctamente
dentro de los sistemas de contabilidad y gestión de empleo.
• Mantener notas detalladas sobre cuestiones de facturación, esfuerzos de cobro, acuerdos de pago y actividad de cuentas.
• Verificar la exactitud y completitud de los datos financieros introducidos en los sistemas de la empresa.
• Apoyar auditorías, revisiones de cumplimiento y otros proyectos relacionados con la contabilidad.

Relaciones de reporte
• Reporta a: Propiedad
• Trabaja estrechamente con: Jefes de Proyecto, Ventas, Atención al Cliente, Equipo de Mitigación, Equipo de Construcción, Personal de Campo, Subcontratistas